Les dossiers médicaux doivent-ils être conservés dans une version papier ou peuvent-il faire l’objet d’une conservation numérique ?
Pour rappel, l’article R. 1112-7 du code de la santé publique dispose que l’établissement de santé qui a constitué le dossier médical peut soit le conserver en son sein, soit recourir à un hébergeur dans le respect des dispositions de l’article L. 1111-8 du code précité.
Quant à la durée de la conservation du dossier médical, il est prévu au même article que celle-ci doit-être de vingt ans à compter de la date du dernier séjour de son titulaire dans l’établissement ou de la dernière consultation externe en son sein. Lorsque la durée de conservation d’un dossier s’achève avant le vingt-huitième anniversaire de son titulaire, la conservation du dossier est prorogée jusqu’à cette date. Si la personne titulaire du dossier décède moins de dix ans après son dernier passage dans l’établissement, le dossier est conservé pendant une durée de dix ans à compter de la date du décès.
L’article R. 4127-96 du code de la santé publique dispose quant à lui que « sous réserve des dispositions applicables aux établissements de santé, les dossiers médicaux sont conservés sous la responsabilité du médecin qui les a établis. »
A l’ère du tout informatique, les professionnels de santé peuvent se demander s’ils sont dans l’obligation de conserver une version papier des dossiers médicaux ou s’ils peuvent les conserver dans une version numérique ?
L’ordonnance n°2017-29 du 12 janvier 2017 relative aux conditions de reconnaissance de la force probante des documents comportant des données de santé à caractère personnel créés ou reproduits sous forme numérique et de destruction des documents conservés sous forme numérique précise que la copie numérique d’un document contenant des données de santé, remplissant les conditions de fiabilité prévues au deuxième alinéa de l’article 1379 du code civil, a la même force probante que le document original sur support papier (article L. 1111-26 du code de la santé publique).
Il ressort de cette ordonnance que les dossiers médicaux détenus par les professionnels de santé et établissements de santé (clinique/hôpital) peuvent être conservés sous format numérique, l’existence d’un double papier n’étant plus exigée.
Afin de garantir l’intégrité des dossiers médicaux conservés sous forme numérique, quelques précautions sont à prendre, la copie informatique devant être :
- fidèle. Elle doit visuellement se présenter comme l’original et ne pas avoir été amendée après création. Le recours à un horodatage qualifié permet de garantir l’intégrité du document.
- et durable, à savoir le support utilisé pour l’archivage doit offrir des garanties de pérennité afin que les documents restent lisibles très longtemps.
